Propiedad Horizontal a implementar la ley de tratamiento de datos personales
La Superintendencia de industria y Comercio hizo un llamado a los conjuntos y edificios para que cumplan la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, con especial énfasis en el tratamiento de datos sensibles. – Banco de imágenes/ GENTE DE CABECERA
Todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se almacene o se recopile en las bases de datos de las copropiedades, según la Ley 1581 de 2012, conocida como el Régimen General de Protección de Datos Personales.
Es así como la propiedad horizontal debe tener documentada, implementada y divulgada la política de tratamiento de datos personales en los términos legales. A su vez, deben contar con un manual de procedimientos para la atención de quejas y reclamos.
Es así como la divulgación, circulación y acceso a los datos personales recolectados por un conjunto residencial, tiene que estar controlado y restringido frente a terceros no autorizados.
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Por otro lado, los datos personales de trabajadores y visitantes que ingresen al conjunto residencial que sean recolectados mediante sistemas de lector de huellas o scanner de códigos de barras, son considerados como datos sensibles y por lo tanto se requiere autorización previa, expresa e informada en lo términos establecidos en dicha ley.
De acuerdo con la información suministrada por Sergio Arenas, abogado y director jurídico del Colegio de Administradores de Propiedad Horizontal de Santander, la mayoría de las propiedades horizontales residenciales en el área metropolitana no han implementado las políticas de tratamientos de datos personales. “Esto es muy preocupante no solo para la copropiedad, sino para el administrador, quien por virtud legal tiene la obligación de implementar las políticas de tratamiento de datos personales, so pena de responder por los perjuicios que se le ocasionen a los propietarios con una eventual sanción”.
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Una las funciones principales de los guardas de seguridad es registrar a quienes visitan el edificio o conjunto residencial. – Archivo / GENTE DE CABECERA
Agregó que el administrador “no puede simplemente sujetarse al capricho del consejo de administración cuando este no destina los recursos oportunamente, o cuando se utiliza la excusa de que no hay presupuesto para implementar la política de protección de datos personales. Es de vital importancia que se dé cumplimiento a esta obligación legal, la cual está por encima de la actitud de algunos consejos y asambleas que quieren evadir constantemente esta decisión”.
De la misma forma, aclaró que tampoco es válido que en algunos conjuntos se argumente que la obligación de la implementación es de la empresa de vigilancia que presta sus servicios en la copropiedad, porque es la que recolecta los datos en la portería o porque tienen los monitores como instrumentos para cumplir el contrato de vigilancia. “La responsabilidad es netamente de la copropiedad, que además deberá articular su política con la de la empresa de vigilancia y establecer los mecanismos para la efectiva protección de los datos personales”.
«No intente copiar formatos o modelos de las políticas implementadas en otros edificios o conjuntos, recuerde que dicha conducta, además de antiética, constituye un delito», Sergio Arenas.
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¡Tenga en cuenta!
Por otra parte, el abogado y director jurídico del Colegio de Administradores de Propiedad Horizontal de Santander, señaló que es importante insistir en que la implementación no es únicamente la exhibición de los avisos en las zonas comunes advirtiendo que se está grabando, ni la circulación de formatos para la recolección de los datos personales.
Es decir, requiere inicialmente de un diagnóstico de la copropiedad con el fin de identificar el manejo que se le da a la información de datos personales y su clasificación, y las personas que tienen acceso a esta. El diagnóstico sirve de materia prima para adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el adecuado cumplimiento de la ley.
“Este manual interno de políticas y procedimientos debe ejecutarse, es decir, no puede quedar solamente en el papel, es obligatorio ponerlo en marcha. La copropiedad debe ser consciente de que el efectivo cumplimiento de la ley traerá consigo, además de la asesoría para la elaboración del manual, la necesidad de destinar recursos adicionales, tales como softwares, licencias o programas, capacitaciones al personal responsable, códigos de acceso y/o recursos tecnológicos etc., que garanticen efectivamente la protección”, explicó el experto, quien sostuvo que “no intente copiar formatos o modelos de las políticas implementadas en otros edificios o conjuntos, recuerde que dicha conducta, además de antiética, constituye un delito”.